桌面辦公文檔安全解決方案
日期:2018-05-25點擊率:7541
第一章:為什么需要保護桌面文檔
1.1文檔與行政辦公相輔相成
對于每個行政單位的公務(wù)人員而言,每天至少有50%的時間與各種材料、報告、規(guī)劃文檔打交道。這些文檔資料是日常行政辦公至關(guān)重要的數(shù)據(jù)和信息之一,容不得半點差錯。雖然上下級的行文都通過OA等系統(tǒng)進(jìn)行了管理和保存,但是我們還有大量正在進(jìn)行的材料、素材、尚未正式成文的報告,這些文檔占比更高,甚至超過90%,與已經(jīng)成文流轉(zhuǎn)在OA的制度、報告相比,而這90%與我們每個公務(wù)人員日常的工作息息相關(guān)。
每個人其實都會有自己的私人文檔資料庫:
√ 很多人都會習(xí)慣收集一些與自己本職崗位相關(guān)的資料,與本崗位相關(guān)的報告、專業(yè)相關(guān)的資料;
√ 有一些個人寫的不成文的資料,或者很多的歷史版本;
√ 正在做的,還沒正式提交的報告資料和方案;
這些資料隨時可能存在風(fēng)險,影響公務(wù)人員的工作:
√ 不小心誤刪除了;
√ OFFICE崩潰了,文檔損壞了;
√ 好不容易修改好,領(lǐng)導(dǎo)說上個版本更好,找不回來歷史版本;
√ 機器壞了,優(yōu)盤感染病毒了;
很多人都喜歡用優(yōu)盤來給自己的重要文件做個備份,但是優(yōu)盤感染病毒的故事經(jīng)常發(fā)生,而且優(yōu)盤丟失的情況也是有發(fā)生,更重要的是,IT管理員也不勝其煩,因為病毒經(jīng)常騷擾整個辦公網(wǎng)絡(luò),所以很多單位都考慮如何取消優(yōu)盤的使用。
另外,在科室內(nèi)部,大家也經(jīng)常需要共享,而通過郵件、QQ、內(nèi)部IM等工具,文件修改一次傳輸一次,對方修改后又傳輸回來繼續(xù)修改,文檔反復(fù)修改反復(fù)傳輸,造成一份協(xié)作文檔多個版本,文檔協(xié)作非常不方便。
因此,我們需要達(dá)成以下目標(biāo):
● 實現(xiàn)公務(wù)員的文檔安全保護,保護以文檔為載體的信息化資產(chǎn),避免誤刪除、誤修改、感染病毒、優(yōu)盤丟失導(dǎo)致耽誤工作,也需要考慮避免優(yōu)盤當(dāng)做共享介質(zhì),減少病毒隱患和風(fēng)險。
● 推進(jìn)科室內(nèi)的辦公資料共享,同一科室,同一崗位的專業(yè)資料、參考資料可以共享,提升共享協(xié)作效率。
綜上,行政機關(guān)有必要減少一個公務(wù)員的辦公文檔保護和共享平臺,實現(xiàn)安全的公務(wù)員桌面文檔保護和備份,并且能使得集中存儲的文檔得到高效流轉(zhuǎn),能隨時隨地訪問,簡易的操作和使用,高效的科室內(nèi)文檔分享與協(xié)作。
第二章:解決方案:安全云盤為文檔辦公保駕護航
易享云是愛數(shù)針對解決以上問題而研發(fā)的產(chǎn)品,它是專為中小用戶打造的安全云盤,它可以幫助用戶方便的搭建一個統(tǒng)一的安全文檔備份和分享平臺。
2.1安全的文檔存儲和備份
● 2.1.1文檔數(shù)據(jù)自動同步實時保護
可以實現(xiàn)文件的實時備份保護,任何在同步目錄下的文件修改即可實時同步備份,可以隨時查看歷史版本,不小心誤刪除后,可以通過云端回收站找回。
√. 歷史版本:PC客戶端操作的文件,系統(tǒng)全程記錄文件的修改歷史,用戶可通過歷史版本,找回所修改的文件內(nèi)容。
√.云端回收站,支持誤刪除文件的回收,避免本地誤操作,基于文檔庫的回收站分類,對于大規(guī)模企業(yè)文件而言,更加清晰。
2.2隨時隨地多終端訪問
易享云可以支持PC客戶端訪問、網(wǎng)頁訪問、手機訪問、Pad訪問,并且文件的分類一致,無論在科室、在家、在出差路上,都能隨時隨地訪問,輕輕松松就能分享。
圖2.1:多終端訪問
● 2.3.1觸發(fā)下載與Windows體驗
易享云采用觸發(fā)下載機制,你看到了所有你有權(quán)限看的文件列表,但是文件是在云端,只有當(dāng)你點擊文檔打開時才下載,這個創(chuàng)新可以實現(xiàn)在Windows資源管理器下面的操作與自動同步備份。易享云看到全部,使用少數(shù),實時同步上傳,按需觸發(fā)下載,常用工作資料,批量下載。
圖2.2 自動同步與Windows體驗
標(biāo) 1代表文檔已經(jīng)同步至本地; 2代表正在同步,3 代表在云端未同步至本地
● 2.3.2全文檢索,快速找到想要的參考資料
面對海量文檔中心,全文檢索是使用文檔的基礎(chǔ),組織所有文檔集中存儲后,我們常常需要從海量數(shù)據(jù)中快速找到自己需要的文檔,易享云全文檢索是在服務(wù)器端搜索,能根據(jù)搜索詞,將標(biāo)題或內(nèi)容有搜索詞的基于自身權(quán)限范圍內(nèi)的文檔全部可搜索到,搜索到即可打開查看。
● 2.3.3快速定位
有的時候,你知道有這樣的文件,但是你卻不記得他的位置,只記得模糊的文件名字。通過文件名關(guān)鍵詞就可以快速定位易享云里面任何有訪問的文檔了。
第三章:方案設(shè)計
3.1方案架構(gòu)設(shè)計
根據(jù)用戶的整體數(shù)據(jù)大小及用戶規(guī)模,推薦構(gòu)建基于安全文檔共享協(xié)作解決方案,可以隨時隨地訪問,實現(xiàn)文檔的分享與協(xié)作。拓?fù)鋱D如下:
1.易享云:負(fù)責(zé)實現(xiàn)智能存儲中心的安全存儲、文檔共享與協(xié)作、數(shù)據(jù)保護。
2.訪問方式:易享云支持PC客戶端訪問、網(wǎng)頁訪問、移動客戶端多種訪問方式靈活訪問,只需在PC、手機、Pad下載易享云客戶端,即可訪問,并且支持網(wǎng)頁訪問形式,無需下載客戶端即可快速訪問。
3.系統(tǒng)規(guī)劃:根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)梳理用戶體系及文檔組織分類,可靈活配置權(quán)限體系以及存儲空間,優(yōu)化文檔共享協(xié)作效率。